Descubre las claves para optimizar la gestión de albaranes y qué tipo de programas y aplicaciones puedes utilizar en tu negocio para automatizar y agilizar su administración sin complicaciones ni perdidas de tiempo.
Claves para optimizar la Gestión de Albaranes y los mejores software que puedes utilizar
La gestión de albaranes comprende una serie de procesos, desde la creación del albarán en el pedido hasta su clasificación y control, que pueden requerir de una gran inversión de tiempo por parte de los responsables de administración. Sin embargo, estas operaciones pueden automatizarse y agilizarse gracias al uso de un sencillo software de gestión de albaranes.
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Índice de contenidos (8)
- La importancia de la gestion de albaranes
- ¿Cuales son los requisitos de un albaran?
- Tipos de albaranes y caracteristicas
- Diferencia entre una factura y un albaran
- Como optimizar la gestion de albaranes con un software
- Ventajas de utilizar un software para gestion de albaranes
- Encuentra el mejor software para gestionar albaranes
La importancia de la gestión de albaranes
Uno de los documentos más frecuentes en el proceso de venta es el albarán. Aunque su uso no es obligatorio, sí es recomendable adjuntar el albarán en los pedidos para facilitar las transacciones y facilitar la comprobación de la mercancía.
El albarán es un documento de carácter mercantil que sirve para justificar la entrega de un pedido. La función de un albarán no es justificar el pago, por lo que no es indispensable que este documento especifique el precio del producto, ya que está es la función de la factura.
La gestión de albaranes es muy importante dentro de la actividad de una empresa y su proceso de ventas, desde su creación a su clasificación y recuperación, ya que es el proceso que dará paso a la emisión de la factura correspondiente a ese pedido y será el justificante antes cualquier reclamación.
- En el caso de la empresa vendedora o proveedor, el albarán garantiza que el producto o el servicio ha sido entregado al cliente. Además, facilita la gestión de la salida de productos del almacén y sirve como garantía de que el pedido se ha realizado en perfectas condiciones.
- Para la empresa encargada de distribuir el producto, el albarán justifica que la mercancía efectivamente ha llegado al cliente.
- Para el comprador o cliente, este documento ofrece información para comprobar que el producto recibido coincide con el que solicitó y para asegurar que ha recibido el artículo en buen estado.
¿Cuáles son los requisitos de un albarán?
Ya hemos visto que un albarán justifica la entrega de una mercancía por parte de un proveedor, y se emite a raíz de la compra de un producto o servicio por parte del cliente. En él se queda plasmada la referencia y la cantidad.
De cada albarán se emiten diversas copias, bien en papel o de manera electrónica: una para propio proveedor, otra para el cliente y otra para el transportista o distribuidor, que es la que debe firmar el receptor como justificante de conformidad.
Una vez firmado el albarán, la empresa ya puede pasar al proceso de facturación y clasificar el albarán en su archivo para su correcto registro histórico y ante posibles reclamaciones.
La información contenida en un albarán puede variar en función del país en el que se emita, pero existen una serie de elementos indispensables que debe contener:
- Lugar y fecha de emisión del albarán.
- Código o número del documento.
- Identificación del comprador y del vendedor.
- Lugar y fecha de entrega del pedido.
- Firma y sello del receptor del artículo.
- Cantidad y características del producto.
Una correcta gestión de albaranes informatizada evitará muchos problemas de traspapeleo y pérdidas de documentos, además de facilitar su correcto almacenamiento, clasificación y posterior recuperación como justificante ante la compañía distribuidora, el cliente y el departamento de administración de la propia empresa.
Tipos de albaranes y características
- Albarán valorado: Por lo general no viene acompañado de la factura, por lo que además de la descripción y cantidad del producto, suele indicar el precio o cualquier descuento e impuesto aplicado al mismo. En este caso, la facturación se realiza después de la entrega del pedido.
- Albarán sin valorar: Al ir acompañado de la factura, solo proporciona datos acerca de la cantidad de productos y sus características, pero no indica el precio del pedido, ya que esa información ya se incluye en la factura que lo acompaña.
Diferencia entre una factura y un albarán
Una factura es un documento de carácter tributario que tiene validez fiscal, sirve como justificante de pago de un producto, y debe contener los datos fiscales del comprador y del vendedor, así como el IVA aplicado y la descripción del producto.
La principal diferencia entre estos dos documentos es que mientras que la emisión de la factura es obligatoria, un albarán no tiene validez fiscal, por lo que no es obligatorio para justificar una transacción mercantil.
Cómo optimizar la gestión de albaranes con un software
Por suerte, hoy en día existen multitud de programas para gestión de albaranes que nos permiten automatizar y agilizar todo el proceso gracias a las bases de datos con la información de clientes y distribuidores o proveedores, cálculos automáticos de numeración, referencias de artículos, etc. La digitalización de albaranes es un gran paso para cualquier empresa.
Dentro de los programas para gestión de albaranes podemos encontrar hasta potentes soluciones ERP globales que ya integran un módulo para gestión contable, hasta una aplicación más sencilla centrada en facilitar los trámites administrativos, incluso en versión cloud o ERP SaaS muy asequibles para autónomos y pymes y que permite su control desde diversos dispositivos, ya sea el ordenador o una app para móvil.
Tipos de software para gestión de albaranes
- Programas de facturación y de facturación para autónomos: muy prácticos y en la nube; una buena opción para pymes de cualquier sector.
- Software ERP de contabilidad: más completos y con más funcionalidades para tesorería y administración.
- Software de gestión de almacenes: ideales para empresas con grandes almacenes de producción y distribución.
- Software TPV: en el caso de los comercios, muchos programas TPV ya vienen con su módulo de ventas y facturación.
Ventajas de utilizar un software para gestión de albaranes
- Generar rápidamente albaranes en formato electrónico. Inserta datos, numeraciones y direcciones de tu base de datos en cuestión de segundos. Con un software para gestión de albaranes podrás enviar el albarán a clientes y distribuidoras por email o sms desde el propio programa, imprimirlos cuando creas conveniente y guardarlos de manera segura tanto en tu ordenador como en la nube, con copias de seguridad y pudiendo recuperarlos fácilmente cuando sea necesario.
- Transformar un pedido o presupuesto en un albarán con tan solo un click. Configurar diferentes clases de albaranes de manera automática, como por ejemplo albaranes de recepción, albaranes con localización fija, albaranes de expedición, albaranes de control de calidad, etc.
- Mejorar la comunicación con los clientes, enviando notificaciones y facilitando las reclamaciones online adjuntando el albarán electrónico.
- Integrar la gestión de facturas y albaranes en un mismo sistema. De este modo, todos los documentos de las transacciones quedarán almacenados en una única plataforma, para acceder a ellos y consultarlos en todo momento.
Encuentra el mejor software para gestionar albaranes
Ahora que ya conoces cómo mejorar la gestión de albaranes, tan solo te queda encontrar el software que mejor se adapta a tu empresa. Y para esto está SoftDoit, la primera consultora digital en España de software empresarial.
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