La implantación de un software SGA permite la automatización de recopilación de información para facilitar el control de los documentos de los almacenes.
Optimiza la gestión de los documentos de los almacenes con el sistema adecuado
Cada fase que compone el proceso completo de una empresa logística o industrial debe estar correctamente documentado para obtener un mayor control y coordinación en el almacenamiento, proveedores, productos y clientes. Te contamos qué tipo de documentos son necesarios en los almacenes y qué funciones tiene cada uno de ellos.
Resumen de las mejores soluciones de Gestión de Almacenes
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Gestión de documentos de los almacenes
Una correcta organización de los documento de los almacenes es esencial para garantizar el buen funcionamiento de todos los procesos.
Conocer los niveles de stock, las fechas de entrada y salida de mercancía, la preparación de pedidos o el cumplimiento de plazos son algunas de las gestiones que necesitarán estar acreditadas por documentos de control.
La solución más extendida para cubrir estas necesidades es el software SGA, que permite gestionar tanto los proceso administrativos como los operacionales.
Actualmente y con las tecnologías que incluye la Industria 4.0 es habitual utilizar este sistema para la automatización de los almacenes, de modo que se reducen los errores y aumenta la productividad de la cadena de abastecimiento.
A continuación explicamos qué tipo de documentos son necesarios en los almacenes y qué funciones tiene cada uno de ellos.
Los sistemas de gestión de almacenes ayudan a automatizar la recopilación de los documentos y facilitan el acceso en tiempo real.
Gestión de documentos de los almacenes, ¿qué tipos existen?
La anotación oportuna de todas las operaciones realizadas en un almacén es vital para la buena gestión de una empresa. La única manera de registrar estas operaciones es a través de documentos, que precisan de todos los datos pertinentes a su ejecución. Estas soluciones de software permiten automatizar la recogida de la información y facilitan el acceso a los datos en cualquier momento y desde cualquier lugar, ofreciendo agilidad a los procesos.
Estos son algunos de los documentos que se utilizan para registrar las actividades dentro de un almacén:
- Pedidos: es un documento en el que se solicitan productos o mercancías. Este documento comercial no obliga a realizar la operación. Poder optimizar al máximo la preparación de pedidos es un factor clave en un almacén.
- Entrada de almacén: documento que garantiza el ingreso de la mercancía en la empresa. Con las entradas se registran las llegadas de productos al almacén. Se utiliza para certificar ingresos de mercancías y para proveer información de las mismas entradas.
- Recepción de mercancías: se trata del documento que se hace por el comprador y se encarga de certificar qué artículos se recibieron de los pedidos u órdenes de compra.
- Control de los niveles de stock: este documento permite tener un control sobre las existencias del almacén, los productos enviados y aquellos que necesitan ser repuestos. También sirve para controlar mermas, es decir, para conocer qué productos se han perdido o no pueden ser vendidos por diferentes motivos.
- Facturación: documento con perfil administrativo que sirve como comprobante de la mercancía. Además incluye toda la información de la operación como el importa, las unidades, la fecha, etc. Se podría decir que es una acreditación de la transferencia de un producto después de su compra. Este tipo de documento permite dejar constancia de la operación y poder comprobar los detalles del acuerdo comercial.
- Orden de compra: es un documento para poder solicitar mercancías, que a diferencia de los pedidos, cuando se genera existen compromisos legales de responder por el pedido. Se utiliza para solicitar mercancías, documentar las solicitudes de mercancías de la entidad y las garantías de pagos.
La automatización de almacenes ha supuesto la digitalización de los procesos de recogida de información y de la gestión de los documentos de los almacenes de la industria 4.0.
¿Qué otros documentos de almacenes se gestiona en el sector?
Hemos visto algunos de los principales documentos de almacenes que se gestionan a diario en el sector logístico, pero existen otras muchas clasificaciones en función de la actividad que realice cada espacio de almacenaje. Estas son otros posibles documentos que podrás encontrar:
- Reserva de materiales: es el documento para llevar el control de los productos, donde se especifica en qué lugar se encuentran ubicados estos en el almacén, lo que es de gran utilidad para optimizar el tiempo de preparación de pedidos y aumentar la productividad.
- Cotización: se trata del documento que se utiliza para disponer de un informe de los precios de los artículos. Este documento solamente es informativo, no crea compromisos legales.
- Tarjeta de almacén: es el documento que registra y custodia todos los movimientos de mercancía de un negocio. Se usa para llevar un control sobre las entradas y salidas del almacén, así como saber cuándo el almacén necesita solicitar productos o cuándo se encuentra sobrecargado.
- Transferencia de almacén: documento que certifica que los artículos de un almacén han sido transferidos de un lugar a otro, pudiendo ser una trasferencia entre almacenes o empresas.
- Remisión de mercancías: se trata de un documento que permite al comprador la comparación de la mercancía recibida con la comprada en el pedido.
- Orden de producción: es el documento utilizado en los almacenes para solicitar la producción de más mercancías o productos, para abastecer el almacén.
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